公文格式是公文最基本的规范。对此，中央办公厅、国务院办公厅2012年下发的《党政机关公文处理工作条例》中，专门用一章的篇幅阐述了公文格式的相关要求；国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》，对党政机关公文格式作出了明确而具体的规定。但在实际工作中，仍存在着不规范的情况。

一、与标题有关的问题

1．无标题或标题要素不全。按照规定，公文一般应当有标题，且应由发文机关名称、事由和文种三个要素组成，如：《国家信访局关于召开第七次全国信访工作会议的请示》。其意义在于简明扼要地说明公文的核心内容，让阅文者一目了然，不用看正文也能知道“谁来文”和“什么事”。但我们在核发文稿或收文办理时经常看到，有的公文没有标题，非得看完全文才知道行文单位的意图；有的公文标题没有发文机关名称；有的公文标题中，事由概括不够准确、精练，让人看了一头雾水。

2．标题编排不美观。按照规定，标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，呈梯形或菱形。但一些同志对这一规定把握不准，导致有的标题仅与红色分隔线下空一行，显得十分局促；有的字数较多的标题不分行或分行不恰当；有的回行时把一个词拆开写在了两行，破坏了词义的完整。

二、与落款有关的问题

1．不注意区分加盖印章的落款与不加盖印章的落款在编排上的不同。按照国家标准，单一机关行文时，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；不加盖印章的公文，发文机关署名右空二字编排，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名的，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。在实际工作中，一些发文机关不注意这二者之间的区别，有的不加盖印章的公文落款也按加盖印章的公文落款标准编排，有的正好相反，将加盖印章的公文落款按不加盖印章的公文落款标准编排。

2．落款与正文空隔不当。常见的情况是：落款与正文空隔过大，少的空二三行，多的空五六行。应当留出多大空隔，应视文种而定。具体规定是：加盖印章的公文，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文，无论是单一机关行文还是联合行文发文机关署名，第一个发文机关署名都标注在正文（或附件说明）下空一行位置。

3．忘记加盖印章。一般而言，除有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章外，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章。但有的可能是因为负责发文的同志粗心大意或是发文时间紧急，匆忙出手，忘了用印；或是沿用过去的做法，署了发文机关名称就不再加盖印章。

三、与附件有关的问题

经常见到的错误是：

1．附件说明编排不当。如，附件说明编排在正文下一行或与正文之间空隔多行、附件说明编排在落款下空一行、附件说明顶格编排等。正确的编排要求，在正文下空一行并左空二字，编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

2．附件说明中，附件名称没有紧随“附件：”之后书写，而是另起一行。

3．附件名称较长需回行时，没有与上一行附件名称的首字对齐，而是顶格编排或是与附件顺序号对齐。

4．使用标点符号不当。有的未按照要求在附件顺序号后面使用下脚点，而是使用顿号、逗号等；有的在附件名称中使用书名号；有的在附件名称后使用分号或句号。

5．附件在文中的位置不当。这种情况主要出现在有版记的公文中，错将附件编排在版记之后，而一般情况下应该在版记之前另面编排。

6．附件标记不规范。按照规定，“附件”二字及附件顺序号应该用三号黑体字，附件顺序号用阿拉伯数字，不加标点符号，如“附件1”，而且要顶格编排在版心左上角第一行。与之有关的错误五花八门，常见的有：“附件”二字的字体不正确，有的用楷体，有的用宋体，有的用仿宋体；有的附件顺序号用汉字数字；有的在“附件”二字后面加冒号等，如“附件一：”；有的“附件”二字虽然编排在版心左上角第一行，却未顶格，而是左空二字。

四、与字体字号有关的问题

1．没有按照规范使用字体。一般情况下，公文标题用二号小标宋体字；正文用三号仿宋体字。正文中，第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字、第三层标题用仿宋体字；正文中除中央领导同志批示内容外，一般不使用黑体字。但在实际工作中，有些同志不注意遵守这些规范，有的在第一层标题中用楷体，有的随意将第二层和第三层的标题加粗，或是将正文中一些重点内容任意使用黑体字标注。

2．在正文中甚至一个自然段中出现两种字体混用，如方正仿宋和仿宋。这种情况多数是因一篇文稿的内容由不同的电子文本剪贴而来造成的。

五、格式方面的其他问题

1．文字没有对齐。按照规定，每个自然段的句首应左空两个字，第一个字与上下行的第三个字对齐。但我们在核稿时经常发现没有对齐的情况，出现最多的是左空仅一个字或一个半字。

2．附注编排位置不正确。公文中需要说明的其他事项，如公文的印发传达范围、使用时须注意的事项等，编排在成文日期下一行，左空二字用圆括号括入。而有的公文却编排在附件的位置或抄送的位置上。

3．落款在无正文页。在规范性公文中，落款不得落在无正文页，也不得使“此页无正文”的标识，而要通过适当调整行间距的方法来解决。