不少从事办文工作的同志在一年工作总结中很喜欢写收文多少件、发文多少件，以此说明做了大量的工作。工作量当然也能说明工作成效，但办公室工作无错即是功，评判办文工作好坏的唯一标准：是你这一年有没有做到零差错，无错是100分，出错是0分。

一、公文处理出错的几种表现

公文处理是各单位办公室业务工作中最易出错的领域，不出错都是相似的，出错则各有各的不同。具体可以归纳为以下几种出错表现。

（一）一字之失。常见的情形是：（1）数字错误。如一份《关于某市建设自贸试验区的报告》讲“某省自贸试验区总面积120平方米”很明显把“平方千米”的“千”字弄丢了。再如某县发改委《关于2018年计划执行情况的报告》中提到：“通过狠抓经济转型升级，我县三次产业比为10.5：66.3：34.2”，三次产业占比之和只能等于100％，这份报告却变成了110％，原因是第二产业的比例56.3写成了66.3。（2）相近词错误。如某市办文处工作人员在一份公文的拟办意见上写道：“呈某秘书长审签。”正确的应是“审示”。某市市委办下发考核领导小组的通知，把组成人员的“市委政法委常务副书记”写成“市委政法委常委副书记”。还有某县人大常委会《关于2019年度民生实事候选项目建议编制情况的汇报》，把民生实事项目写成“民生实时项目”。（3）别字错误。某市委市政府在一份表彰通报的结束语中，把希望被表彰集体和个人“再接再厉”，写成“再接再励”。某市政府办公室在市长批示处理单中，把市长批在内参上的“对记者反映的问题大吃一惊”写成“大吃一斤”。（4）多字错误。如某乡政府在一份请示中的结束语中出现“敬请示示复”，多了一个“示”字。某民政局在一份关于做好春节走访慰问工作的通知中，出现“做好困难群体群众的慰问工作”这里“群体”和“群众”只能选择一个，否则就是多余的。（5）漏字错误。某市政府办公室有一天收到一封信，信封上写着“市政府马副秘书收”。工作人员百思不得其解，市政府办公室没有副秘书，有一个姓马的副市长秘书，还有一个姓马的副秘书长，后来根据信封下角的单位落款推测，信应当是写给联系发改委的马副秘书长的。马副秘书长收到这封信哭笑不得，自嘲说：“副秘书长，变秘书还小，是副秘书。”害得发改委主任跑到马副秘书长办公室郑重道歉。

古人云：“一字之失，一句为之蹉跎，一句之误，通篇为之梗塞。”公文中一字之错，危害极大。内容再丰富、格式再完整的公文，只要出现了一个错别字，阅读者都会感到如同在品味佳肴时看到了一只苍蝇。轻者对这个单位的印象是工作不认真，作风不细致；重者如果按错字理解，还会发生严重事件，影响任务完成，导致失败，意味牺牲，孕育失败。举个经典例子：1937年11月23日，奉命卫戍首都南京的国民革命军第八十三军军长邓龙光接到第三战区长官部的命令，要其率部赶到无锡并接受第十九集团军指挥。邓军长刚到无锡便接到集团军司令薛岳的命令，要其入夜后占领无锡东北X处至唐桥头之线阵地。邓龙光遵令完成部署后向司令部汇报该军进占阵地情况。不曾想，薛岳在接到电话后暴跳如雷，一个劲儿地大骂邓龙光违抗军令，说要枪毙他。一头雾水的邓龙光赶紧问，“为什么要枪毙我？”薛岳厉声问道，“谁叫你占唐桥头？”邓赶紧说，我有命令为依据。一看自己签发的命令，薛岳哑口无言。原来，在无锡的东北有唐头桥和唐桥头两个不同的地方，薛岳本来的意思是要八十三军进占前一个，但在下命令时错写成了后一个。唐头桥、唐桥头，两字排列调一下，邓龙光军长差点掉脑袋不说，还加速了无锡城的沦陷。

所以，办理公文一个字也错不得，错了，就是杀头之罪，就会全盘皆输。

（二）一文之错。一篇不合格的公文常见的错误表现在以下几个方面：（1）提法错误。如：一些公文没有与中央文件、上级领导重要讲话、新的形势政策相一致，还是沿用老的提法。如某市政协大会方案较早报市政协常委会和市委常委会讨论通过。但过了一个月后，中央媒体上有新的重要提法，临近大会开幕，细心的同志发现会议方案的指导思想与新提法不一致，就向领导汇报，避免了一起可能产生的不良政治影响。某市在一份关于加强区域合作的报告中，仍然提“京津冀一体化”，新的提法是“京津冀协发展。”（2）逻辑错误。如一些公文经常犯形式逻辑错误，有的内容重复，如某市政协办公室《关于列席政协第七届某市委员会第三次会议的通知》，在通知开头已写明市政七届三次会议在2月14日上午举行开幕式。然后又在后面的会议时间里，再次重复会议开幕式在2月14日举行。有的前后自相矛盾，如某县人才工作办公室《关于做好2019年人才工作计划》提出：“要抓住长三角一体化上升为国家战略的契机，积极创造条件，把大上海的人才技术变成我县的人才技术”。在后面却又讲“要强化人才的柔性引进，对大上海的人才技术只求所用，不求所有。”再如一些公文犯辨证逻辑错误。某市政府办公室《关于2018年的工作打算和2019年的工作思路》中，在总结2018年所做工作和成效后，没有提到存在的不足和问题，直接就谈2019年的工作思路。成绩和不足是不可分的，只有成绩，没有不足和问题，不符合辨证法。（3）身份错误。各级党组织职级不同、管理区域不同，公文的定位也应不同。有的公文不看自已单位的身份，照搬照抄上级公文，造成不应有的笑话，影响公文的权威和严肃性。如某县级市市委、市政府在《关于加快推进智慧城市建设的实施意见》中提出：“要加强对推进智慧城市建设工作的领导，各县（市、区）、乡镇、街道党组织要进一步统一思想认识，把这项工作摆上重要议事日程”。县级市下辖的只能是乡（镇、街道），不可能有各县（市、区），显然这份意见照搬照抄了上级机关的文件。某区城管局《关于加快推进老旧小区改造的三年行动计划》提出：“加强对老旧小区道路的整体改造，具体由区交通运输局负责。”而该区城市道路改造的职能单位是区住建局，该公文是把职能单位的身份搞错了。（4）引用错误。如某县县委办公室在办理市委书记的批示件时，把市委书记批示原文中的“请某县书记阅处，举一反三，立即整改。”写成“请某县书记阅处，立即整改。”（5）语言错误。如有些公文语言不够规范，把领导讲话稿中的口语直接写入规范性文件之中。如某乡党委《关于加强作风建设的若干意见》把乡党委书记在大会中的口语“大家要上半夜想想自已，下半夜想想老百姓”直接写入文件中，生动固然生动，但不是文件语言。还如个别公文用了地方特色很强的口语，上级有关单位不知所云。如某市海事局《关于某渔船翻船事故的调查报告》写道：“晚上海面视线差，老大是个嫩头，船碰太横头，导致沉没。”弄得上级领导百思不得其解，只得打来电话询问。原来这里“嫩头”、“太横头”，是渔区方言，分别指“新手”、“礁石”。

公文表述不完整、不准确，轻则人们无法理解，搁之一边；重则照此办理，造成严重事故。

（三）一序之乱。有些单位办理公文，不按程序，不守规矩。（1）没有汇报直接上文。如某区政府领导未向上级市政府当面汇报沟通，直接以区政府名义向市政府上报《关于要求解决财政转移支付的请示》，市长看了公文，当即吩咐市府办公室把请示退回。（2）该送的不送，不该送的乱送。如某县公安局向县政府办公室上报《关于要求解决警车的请示》，文秘科在处理时，把该请示送了县长、政法委书记、分管公安的副县长、却没有送分管财政的常务副县长，文件转了一圈，送到常务副县长那里，看着县长和其他领导的批示、阅圈，他顿时火就升起来，害得办公室主任再三道歉。（3）不协调不会签。如某市教育局向市政府分管领导上报一份《关于加强教师队伍建设的实施意见》，要求与市人事劳动局、市编委、市财政局联合发文，内中涉及编制、经费、用工等具体事项，但教育局事先与相关单位没有协调沟通，也没有相关单位主要负责人会签。市政府分管副市长当即表示，此件无法表态，请与相关单位商量一致后再向市政府汇报。（4）不按正常渠道办文。如某市纪委向市委主要领导直接上报一份《关于召开市纪委七届三次全会的建议方案》，纪委书记在公文签字栏写道：“呈书记审示”。市委主要领导圈阅同意，公文直接转到市纪委。但由于没有通过市委办办文处室办理，结果几经周折，反而影响会议通知及时发出。市纪委一些专报件，可直接送市委主要领导，但非专报件应通过市委办走正常的公文办理程序。（5）平件拖成急件。如某市办公室很早前就给某区委办公室发出关于开展某项工作检查的通知，区委办公室及时把文件转给有关部门。可是在办理过程中，有关部门认为时间还早，没有及时起草自查报告，直至检查组要到该区检查，才将自查报告送到区委办公室，审核把关和区领导审签的时间很紧张，出现催着领导的现象，平件变成急件，人为造成忙乱。

公文按规定程序处理至关重要，不能多一个程序，不能少一个程序，不能乱了程序。

（四）一式之谬。一些公文格式运用不够准确。（1）文种不对。有的报告中夹带请示事项，如某区教育局向区政府上报《关于加强离岛教育的报告》，最后要求区政府召开全区离岛教育专题会议，同时要求区政府解决离岛教师节假日交通出行问题。有的自造文种，如某区治水治污办公室向乡镇街道印发《关于我区上半年治水治污工作情况的评价》，在现有公文文种没有“评价”这种公文。有的法定文种与非法定文种混淆，如某市办公室下发《关于市县区长工程项目攻坚大行动的实施方案》，实施方案不是法定文种，准确的格式应是《关于印发市县区长工程项目攻坚大行动的实施方案的通知》。（2）要素不全。有的很重要的公文，以白头形式出现，也不编文号。如某县县委《关于落实市委第四巡察组反馈意见整改方案的报告》，不是套红的文件头，也没有文号，理由竟是巡察组说过要减少“文山会海”，所以不套红、不编号。有的附件位置不当，与正文连在一起，有的注明有附件，却没有把附件随正文附上。如某区交通运输局向区委常委会提交《关于全面推进我区巡游出租车改革意见的起草说明》，一开始附件《关于全面推进我区巡游出租车改革意见》与说明稿连在一起，没有分页。退回要求修改，再次送来的起草说明，竟连附件也没有了。有的公文有落款，无印章，如某县县委、县政府联合向市委市政府上报《关于我区创建文明城市工作情况的报告》，最后没有中共某县县委、某县人民政府的印章。（3）标密不准。有的涉密公文没有标上秘密和编号。有的不应标密的公文标上秘密，结果在保密工作检查时出了大洋相。

（五）一电之漏。电报、电话是办公处理的重要内容。一些单位在办理过程中却发生漏送、漏记、漏办现象。（1）漏送。如某市委机要局深夜收到省属有关部门前来检查工作的通知。工作人员瞌睡未醒，扫了一眼，看不是特提、急提，就把文件收回直接放到文件框，又打瞌睡了。过了几天，省属有关部门到了当地，市委办才知道此事。市委办主任急忙之中，跑到机要局，很久才找到压在文件框的这份文件。最后，机要局长被严肃处理。（2）漏记。如某县办公室文秘科工作人员中午接到陪同书记在基层调研的办公室主任电话，要他通知有关部门在晚上七点在县委办公室召开县委专题会议。这位工作人员自恃记忆力强，连连说，好好，我立即通知。但到了晚上七点，办公室主任发现应到位的十人，结果只到了八人。还有两个人，工作人员没有记住，没有通知，把办公室主任气得大发雷霆。（3）漏办。如某市政府临时决定召开全体会议，主题是转变工作作风，提高政府执行力。到了开会时间，邀请的市委部门、省部属单位主要负责人都端坐在会议室，可属于市政府所属部门主要负责人就坐的区域却是空荡荡的，一个都没有来。市府办主任紧急追查，原来办公室秘书处是分三块电话通知的，负责通知市政府所属部门主要负责人参加会议的工作人员以为其他同志会通知，就没有办这件事，结果出现这种怪现象。

遗漏是办公室公文处理最低级、也是最严重的错误，必须坚决避免。

（六）一页之误。文件装订是最简单的工作，但有些单位也常发生差错，造成负面影响。如某市举行扩大有效投资推进会，其中一项议程是经验交流，分别有四个单位发言。在某区区长发言时，与会人员发现交流材料中有一页内容与该区完全无关，是下一个发言单位市住建局的内容。两份不相干的材料竟串在一起，与会人员直叹这办公室工作也太不负责了。事后检查原因，原来是工作人员把放在相近的材料不借思索，合在一起装订。

二、公文处理出错的原因

公文处理出错原因是多方面的，既有客观原因，更多的是主观原因。

一是迷信自己。从认识论来说，人是会犯错误的。不少从事办公室工作的同志对此却没有清醒的认识，在公文处理中没有如履薄冰的心态、一丝不苟的作风、精诚合作的团队精神，而是自大、自负、自恋、自私。

自大者自认公文处理简单，做起来是小菜一碟，思想轻漫，眼高手底，只想做大事，不愿做小事，在公文处理的各项工作、各个环节中，大大咧咧、粗枝大叶、丢三拉四，造成不应出现的各种低级错误。如某市政府办公室新考入一名研究生学历的公务员，被分配到秘书处从事文件起草、审校工作。他认为自己应当做主要领导的秘书，现在这样是大材小用，为此，总爱在领导面前夸夸其谈，或者写一些不着边际脱离实际的论文式建议给市长，而起草文件迟迟进不了状态，审校文件往往起不到第一读者的作用，没有多久，主任就决定调他到基层锻炼。

自负者自恃经验丰富，过高估计自已处理公文的能力，对公文处理不是认真琢磨，仔细推敲，而是急于求成，抢时间争速度，怕误了时间，结果欲速则不达，呈送领导审阅的文稿漏洞百出。我自己也犯过这种错误，年轻时，做分管渔农业副市长的联络员。那年台风来袭，领导大清早打电话给我，吩咐我立即起草一份做好抗台工作的紧急通知，上班给他。我自恃经常起草这类文稿，不借思索，在家中完成稿子，既不修改也不校对，一上班就呈送领导。领导过了半个小时把我叫到他的办公室，给我看他修改的稿子，并且轻声细语地说，你写稿子快，这是好的，但更要紧的是好。看着被领导修改过的提法、语言、标点符号，我顿时脸红了。

自恋者信奉“老婆是人家的好、文章是自己的好”，在公文处理中往往不相信别人，大包大揽，自己来不及做，却不肯叫别人做，也不愿叫别人校对，永远只相信自己，结果忙中出错，吃力不讨好。如某县委办公室主任事无巨细，都亲历亲为。县委书记交待他尽快组织起草一份年初开展企业大走访活动的通知，他不叫主管部门代拟，也不叫办公室其他同志起草，结果初稿出来，书记认为业务不熟，观点不对，提法不妥，最后还是由主管部门代拟。

自私者总是打自己的小算盘，不是事业第一，而是名利第一，生怕别人抢了自己的功劳，省怕得不到领导的肯定，在公文处理的各个环节，只扫自己门前雪，不管他人瓦上霜，对需要共同把关的公文应付了事，对发生的差错一推了之。如某市市委办公室的一位副处长担心处长、办公室副主任、主任抢了自己起草政策性文件的功劳，竟越过这些领导，直接把文件呈送市委秘书长审核，结果因为存在错误，被秘书长退回，要求按级呈报。

二是迷信部门。我国较大的党政机关、人大政协机关、军队机关和企事业单位都有下辖部门、内设机构。不少机关的公文处理，都需要机关的下辖部门配合办公室处理或者代拟起草。一些公文处理之所以出错，与办公室迷信其他部门，没有总揽全局、统筹协调、认真把关、仔细审核直接有关。迷信部门的几种表现：

1、照单全收。一些办公室的工作人员，往往会认为自己不是业务部门，在公文办理时，直接做“二传手”。对部门送来的公文，不经初审，不管是否符合行文原则、符合公文格式，都作为办件呈送领导阅示或阅处。对部门送来的公文代拟稿，不经审核，不管内容是否准确、结构是否合理，文字是否无误，直接走办文流程，呈送领导审阅或审签，导致公文处理错误百出。

2、简单汇总。对跨部门、综合性、政策性的文件起草修改，不是结合本地本单位的中心工作，牵头抓总主导办理，而是把各相关单位的代拟稿，简单机械地捏在一起，不提炼，不概括，导致拟定的文件站位不高，主次不明。

3、偏信偏听。部门提交的公文办件，有些事先未经领导同意，有些事先未征求涉及部门的意见。办公室在办理时，当事部门怎么说就怎么办，也不向机关领导汇报，也不征询涉及部门的意见，盲目信任，直接办理，导致公文处理出现返工现象。

4、迁就照顾。有的部门在处理公文时，违反公文处理规定，如公文直接呈送机关领导审签，出现“文件倒流”现象。有的部门在代拟公文稿时，往往会从自身的部门利益出发，在人财物等方面，为部门自已开口子。对这些现象，有的办公室工作人员常常多一事不如少一事，睁只眼闭只眼，不敢担当，不愿纠正，任由领导来定，导致公文处理不科学、不规范，影响公文质量。

三是迷信领导。办公室的办文工作，说到底是为领导服务的，最终要由领导来决定。公文处理的过程就是面对各级领导的过程。在这个过程中，领导会根据自己的认知，提出拟办或审阅意见。绝大多数应当都是正确的，但也有少数可能有误。由于领导不是专业从事这项基础性的工作，因而也会出错。这就需要办公室专业人员，本着对领导高度负责、为领导优质服务的理念，在尊重领导、维护领导权威的同时，独立思考，不唯上、不盲从、不迷信，敢于纠正领导的错误，保证公文处理的准确性。

不是领导说过的就绝对照办。在实际工作中，往往会碰到领导吩咐办公室做一些不符合公文处理规定的事。如某市有关部门主要领导交代办公室：“我局开展某项工作的材料写得很好，以局党组的名义报市委某书记，直接送秘书。”局党组的工作应报告市委，而不能报给领导个人，更不能送领导秘书。又如某企业董事长交代办公室：“这个整改报告，即发给市自然资源与规划局”。企业与市属部门没有隶属关系，不能送整改报告，只能送整改函。上述例子中领导说的都与公文处理的规定有出入，办公室的工作人员要向领导委婉汇报，提出自己的处理意见，不能唯唯诺诺，完全照办，否则就会造成公文处理的错误。

不是领导看过的就绝对不改。有些公文需要办公室各个层级的领导提出拟办意见，有些下发的公文需要办公室领导提出审核意见。但一些办公室的领导和单位的领导，由于工作繁忙，往往简单看一下，就圈阅同意。很可能这些拟办意见和下发的公文是有误的。办公室的工作人员一旦碰到这种情况，决不能认为凡是领导看过的，就是不能修改的，更不能明知有误，不报告，不纠正，将错就错。

不是领导改过的就绝对采纳。领导一般对政策性强的重要文件，会亲自修改，反复推敲。这对提高公文质量绝对是一件大好事，也是办公室学习领导艺术的绝好机会。领导修改往往有两种方法：一种是逐字逐句改，但凡领导认为不委的，都会改成他的意见。这种改法，一目了然，一般容易看懂。另一种是不拘一格改。如有的领导会把自己的修改意图写在文稿上，具体语句需要重新组织。有的会在有疑义的提法下面划一条线，然后打一个问号。无论是何种改法，凡是领导修改对的，都要坚决采纳。对领导提出的修改意图，要准确领会，重新组织语句，不能直接把领导的原话抄上去，这样易造成逻辑不通或语病。对领导有疑义的提法，如无出处、易造成岐义的，要坚决改正。如是上级的提法，则要向领导汇报说明，争取继续保留。对领导修改的笔误如明显的错字等，则可不用解释汇报，改正即可。

四是迷信电脑。现在不少公文是通过电脑等电子设备处理的。但也正是由于迷信电脑等电子设备，造成不少公文处理的错误。

通过电脑网络传送公文的错误。如某省省委办公厅省政府办公厅通过内网向各市地党委政府下发了上报某项工作开展情况的通知。其中一个市由于工作人员没有及时接收，导致该市没有收到这份通知，直到上级催报，该市才得知有这份通知，严重影响了工作的及时开展。

通过电脑打字制作公文的错误。电脑打字极大地提高了制作公文的速度。但电脑打字也是公文常常出现错误的一个很重要原因。无论是五笔打字还是拼音打字，都易出现错字、别字、多字、漏字错误。运用粘贴小技术，经常剪切文字，一不小心，造成完全不相干的内容搭配在一起，或出现大段大段的重复。电脑操作时由于没有及时保存，个别公文前言不搭后语，而操作者浑然不觉。

通过电子设备复印扫描公文的错误。复印、扫描可以快捷复制公文，但操作不当也会造成公文错误。复印出来的公文经常发生其中一张或几张完全是白纸，或者一页中半张是有文字的，半张是空白的。扫描仪扫描公文，由于有的设备分辨率不高，经常会出现一些不可思议的错别字。

电脑只是工具。人是运用工具的主体。电脑等电子设备处理公文出现差错，归根结底不能怪电脑，而要怪人自己。上述列举的错误，如果办公室的工作人员认真负责，落实制度，都是可以避免的。

三、公文处理如何做到零差错

公文处理做到零差错，这是办公室工作一项很基本的“童子功”，也是一项顶尖难的“硬气功”，需要各级办公室和从事这项工作的人员下真功夫、苦功夫。

一是校对法。校对是克服公文差错的极其重要方法，所有的校对都要按照领导审签同意的原稿，逐字逐句、一丝不苟地核对，清除付印稿上的差错。重点要改正不准确的提法、逻辑语法上的差错、错别字等不规范用字、数字错误、错用的标点符号、错误的排版格式等等，而不是对内容和结构布局再作调整。校对人员发现付印稿的错误，宜用常规的校对符号用铅笔标出，用铅笔提出修改建议，用打问号表示质疑。校对完成后，原稿、付印稿一并送分管领导审定。分管领导应对校对质疑提出意见，认为质疑正确，在付印稿上改错，认为质疑不正确，则将付印稿上的质疑去掉。如校对人员发现原稿有错误的，应及时报告分管领导，并按分管领导意见改正。为最大限度做到制发的公文稿零差错，各地各单位的办公室必须严格实行“三校一读”的基本校对制度。所谓“三校”，即三个校次，分别是起草人的自我校对，所在处（科）室的责任校对，分管领导的审核校对，主要领导的审签相当于古代的“主持”详阅，是一种特殊的校对，不在“三校”范围。“一读”，即将公文稿在终校付印前由本单位的第一读者全面通读检查。对特别重要的公文稿，如印发重大政策性文件、领导重要讲话稿等，宜集体交叉校对，或由不同职务的工作人员分层级校对，以避免作者个人自我校对的知识局限和“熟能生错”的弊端，最大限度地消灭差错。

二是回溯法。是指对处理公文的过程，倒退检查是否出错。回溯法，一般适用于纠正公文处理中的漏送、漏办现象。如办公室的文书在下班前，要发现有没有出现公文漏登记现象，就需要对一天所有公文的去向进行倒退检查，发现有误及时补救。回溯的时间宜根据本单位公文处理量的大小进行。如县（市、区）以上的党委政府办公室公文处理量比较大，工作人员应在上午下班前、下午下班前进行两次回溯。回溯间隔的时间越短，纠错的时间也越短。时间拖得越长，则发现错误越不易。

三是程序法。办公室工作人员必须遵循组织程序，坚决避免迷信领导、迷信部门、迷信人情，切实维护公文处理程序的严肃性。不能含糊履行程序，公文处理中的问题该请示的请示，该汇报的汇报，不允许超越权限擅作主张；不能为省事、为快捷，视公文程序而不见，置公文程序于不顾；不能选择性走程序，跳过程序，漏掉步骤，故意规避程序。要逐级审核、责任到人。收文、制文都要坚决执行逐级审核制，每级都要切实负起责任。公文处理的第一承办者，是防止公文出错的初始关，很多公文错在初始时。要对初始关实行AB制，交叉检查，在源头上把差错减到最低限度。公文处理的中间关不能形同虚设。现在很多公文出错，如果中间关把好，是完全可以避免的。但进入逐级审核的中间环节后，职务从低到高的领导存在一定程度的依懒思想，由于事务繁忙等因素，没有认真审核，轻率签字，这样公文一路过关，直至“带病”呈到最后审签的领导。审签的领导是公文防错的最后一关，在这一关，如果审签领导查出错误，那么被批评是必然的，经常发生此类现象，领导肯定要调整办公室的领导和工作人员。如果审签领导没有查出错误，公文印发下发，则会产生更大的负面影响。最后的补救办法，就要在公文下发前，建立第一读者制度，发现差错，纠正差错。要防止机械地“走程序”。严格按公文程序办理，不是片面地为程序而程序，特别是不能利用程序，搞形式主义、文牍主义，故意刁难部门和基层单位办文。对于一些特别简单的公文，可以减少繁琐的程序；对于一些紧急的公文，可以经得领导同意，减少程序，特事特办，办得既快又好；对于一些机密、绝密的公文，要按保密程序办理。

四是通报法。如果说校对法、回溯法、程序法是预防公文差错的事前方法，立足于防患于未燃，那么通报法则适用于亡羊补牢，举一反三，引以为戒。常用的几种通报法：一是错情通报。以机关名义通报公文处理工作中的差错。二是错情展览。在单位公示栏、板报等处，将发生错情的公文原汤原汁展示，以警效尤。三是错情交流。适用于县（市、区）以上的党委、政府，通过召开公文处理错情交流座谈会，通报情况，提出整改要求。无论哪种错情通报，都要说明错情事实，在提高认识、业务学习、制度建设，考核落实等方面提出整改的具体措施。要建立完善错情通报的激励处罚机制，对于特别严重的公文处理差错，还要处理当事人。处理人不是目的，目的是要让错情的教训入脑入心，降底错情发生率。